Ulrich Müller Wealth Academy GmbH
Ausganslage
Die UMWA GmbH (20 Mitarbeiter, zweistelliger Millionenumsatz) arbeitete mit einem Flickenteppich aus 7-8 verschiedenen Tools – mehrere E-Mail-Marketing-Systeme, ein veraltetes CRM und diverse Excel-Listen. Die Folge: Daten waren eine Blackbox, manuelle Prozesse fraßen Zeit und das komplexe Berichtswesen erforderte quasi Programmierkenntnisse. Eine echte "Single Source of Truth" für Kundendaten existierte nicht, was die geplante Skalierung des Seminargeschäfts massiv ausbremste.
Zielsetzung
Gemeinsam mit der UMWA GmbH haben wir einen kompletten Systemwechsel orchestriert. Statt nur ein neues CRM einzuführen, haben wir die gesamte Systemlandschaft revolutioniert und dabei jeden einzelnen Prozess auf den Prüfstand gestellt. Die Umsetzung im Detail: 1) HubSpot als zentrales Nervensystem – alle Daten laufen hier zusammen und werden intelligent verknüpft 2) Neue Vertriebsstruktur mit Setter-Closer-Prinzip – Setter qualifizieren Leads vor, Closer fokussieren sich auf Abschlüsse 3) Intelligente API-Verbindungen zu AirTable (Event-Management) und Zahlungsdienstleistern 4) Vollautomatisierte Workflows – vom Lead bis zur Seminar-Buchung läuft alles ohne manuellen Eingriff 5) Strukturierte Datenmigration mit Bereinigung von Jahren an Altdaten Maßgeschneiderte Dashboards für jede Abteilung – von Vertrieb bis Buchhaltung Der Clou: Wir haben das System so aufgebaut, dass Änderungen an einer Stelle automatisch überall synchronisiert werden. Kein doppeltes Pflegen mehr, keine Datenlücken.
x2 zur Effizienz
Die UMWA GmbH hat mit MAUTTEC ihre Systemlandschaft von 7-8 auf nur 2 Systeme reduziert und dabei die Effizienz laut Projektleiter Marc "locker verdoppelt". Die Verkaufsprozesse laufen jetzt zu 100% automatisiert, wodurch besonders heiße Leads blitzschnell bedient werden und jeder Mitarbeiter transparent auf alle Kundendaten zugreifen kann. Das Ergebnis: UMWA kann jetzt skalieren und wachsen, ohne neues Personal einstellen zu müssen. Kundendaten werden mit einem Klick überall synchron aktualisiert, nur der Brief-Versand erfolgt noch manuell.Wiederholen Das Fazit von Marc (UMWA GmbH): "Es klappt wirklich fast alles, was man sich an Automatisierung vorstellt. Wir sind jetzt so aufgestellt, dass wir skalierbar sind – ohne dass es an Personalaufstockungen hängt."
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